Головна - Автоматизація - Операційний рівень - Впровадити EDI та керований обмін із постачальниками й клієнтами

Впровадити EDI та керований обмін із постачальниками й клієнтами

Компетенція: EDI та міжфункціональний електронний обмін

Від погоджених умов до оплати - один контрольований цифровий процес

Впровадження EDI починається не з підключення провайдера. Воно перебудовує весь цикл взаємодії з постачальниками й клієнтами: від договору, номенклатури, цін та умов промоакцій до замовлення, приймання, повернення, підписання документів і допуску зобов'язання до оплати. Без узгодження цих правил електронний обмін лише прискорює наявні помилки.

Коли це рішення потрібне

Значна частина накладних потребує коригування через розбіжності в товарах, кількості, цінах або погоджених умовах.
Постачальники та клієнти працюють із різними версіями номенклатури, цін і умов промоакцій.\
Зміни цін, введення й виведення товарів, бонуси та лістинг погоджуються в листуванні й не мають єдиного контрольованого маршруту.
Торговельні точки та розподільчі центри приймають, коригують і повертають товар у процесі, неузгодженому між кількома відділами.
Оператори та бухгалтери вручну перевіряють і повторно обробляють первинні документи.
Казначейство не може автоматично підтвердити, що до оплати допущено лише погоджене постачання з документами, підписаними обома сторонами.

Що отримає бізнес

Договори підтримують електронний процес

Договори поставки й маркетингу та їхні додатки містять правила, дані, статуси й документи, потрібні для наскрізного обміну.

Єдина актуальна номенклатура

Постачальники, клієнти та внутрішні системи працюють із погодженими товарами, кодами, статусами введення й виведення.

Контроль цін і умов промоакцій

Цінові специфікації та специфікації для промоакцій проходять визначене погодження, а зміни застосовуються лише після підтвердження.

Наскрізний обмін документами

Замовлення, підтвердження, накладні постачання й повернення передаються електронно зі статусами та контролем розбіжностей.

Кероване приймання й повернення

Торговельні точки та розподільчі центри працюють за узгодженими правилами приймання, коригування та повернення товару.

Оплата підтверджених зобов'язань

Бухгалтерія не відновлює первинні документи вручну, а казначейство допускає до оплати лише належно підтверджене й підписане постачання.

Які підрозділи охоплює впровадження

Підрозділ	Зона змін
Юридичний відділ	Структурує договори поставки й маркетингу, додатки, правила погодження, підписання та юридично значимий електронний обмін.
Комерційний відділ	Синхронізує номенклатуру, ціни, умови промоакцій, бонуси, лістинг, введення й виведення товарів із постачальниками та клієнтами.
Операційний відділ	Перебудовує приймання, опрацювання розбіжностей і повернення у торговельних точках та розподільчих центрах.
Бухгалтерія	Переходить від ручного опрацювання первинних документів до контролю винятків і коректності облікового відображення.
Фінансовий відділ і казначейство	Пов'язує оплату з підтвердженим постачанням і документами, підписаними електронними підписами обох сторін.
ІТ та дані	Забезпечують провайдера EDI, інтеграції з ERP та іншими системами, довідники, статуси, журнали помилок і контроль обміну.

Як ми це робимо?

Проєктуємо міжфункціональний процес

Разом із юридичною, комерційною, операційною, бухгалтерською, фінансовою та ІТ-функціями описуємо повний цикл від умов договору до оплати.

Узгоджуємо дані й документи

Фіксуємо номенклатуру, специфікації, статуси, електронні документи, підписи, винятки та правила відповідальності.

Визначаємо провайдера й інтеграції

Обираємо сервіс EDI та проєктуємо обмін з ERP, обліковою системою, казначейством і потрібними зовнішніми сторонами.

Запускаємо пілот

Підключаємо погоджену групу постачальників, клієнтів або локацій і перевіряємо повний сценарій на реальних операціях.

Масштабуємо обмін

Поширюємо правила, документи й інтеграції на інші категорії, контрагентів і підрозділи без зміни погодженої методології.

Стабілізуємо контроль

Контролюємо розбіжності, відмови, строки, якість даних і частку операцій, що проходять без ручного виправлення.

Формат роботи

Міжфункціональна програма впровадження, що охоплює бізнес-правила, договори, довідники, документи, операційні процедури, інтеграції та підключення контрагентів. Це не лише технічне з'єднання ERP з провайдером EDI

Роль DIRIGION

DIRIGION виступає бізнес-методологом і керівником проєкту та може виконувати технічну реалізацію інтеграцій з боку ERP/BAS й інших внутрішніх систем. Технічна команда провайдера EDI відповідає за свій сервіс, а за потреби до робіт підключаються ІТ-команда клієнта або зовнішні інтегратори. Ми зводимо всі роботи в один процес і приймаємо результат за бізнес-критеріями.